Spara tid med dokumenthantering



Publicerad:

I dagens organisationer produceras ofantliga mängder information, dagligen. Därför finns det stora kostnadsbesparingar att hämta i en effektivare dokumenthantering. Att spendera arbetsveckan åt att leta efter borttappade dokument är inte hållbart. Streamline NX är fem verktyg som tillsammans ger dig kontroll över ditt företags dokumenthantering samtidigt som du sparar både tid och pengar.

 

Mängden information ökar

För 15 år sedan trodde många att vi skulle drunkna i data. Detta har lyckligtvis inte hänt – trots att vi idag producerar 30 000 gånger så mycket information som vi gjorde för 30 år sedan[1]. Växande lagringsutrymme i molnet har gett oss plats att fortsätta spara. Men allt eftersom mängden information ökat har det blivit svårare att hålla koll på den.

shutterstock_121847875

 

Att leta dokument slösar både tid och resurser

Idag förbrukar ett genomsnittligt företag 6 procent av omsättningen på dokumentbearbetning[2]. Och 20 procent av arbetsveckan går åt att söka efter och återskapa det som är borttappat[3]. Ett slöseri med både tid och resurser. Speciellt när man genom dokumentkontroll kan förenkla arbetet på alla sätt. Så varför har inte organisationer bättre koll?

 

Okunskap lämnar problemet olöst

Ja, förmodligen är det en lång rad faktorer som gör att problemet inte blir åtgärdat; en kombination av stora mängder information och okunskap om hur mycket avsaknaden av effektiv dokumenthantering kostar organisationen. Till detta kan vi lägga djupt mänskliga faktorer som stress eller bekvämlighet som får oss att förtränga behovet.

 

Spara upp till 40 procent

Att reflektera över kostnader brukar vara ett effektivt sätt att göra en mera rationell prioritering. Det finns en uppsättning program för dokumenthantering som tillsammans hjälper till att styra arbetsflöden och minimera risken för att dokument går förlorade. Och är utgångsläget ett svagt system för dokumenthantering kan de operativa kostnadsbesparingarna vara ända upp till 40 procent.

 

Intelligent lösning för dokumenthantering

Kraftfulla, integrerade program, som Streamline NX, innehåller en hel uppsättning verktyg som gör det möjligt att implementera en standardiserad intelligent lösning för dokumenthantering på kontor över hela världen. Programmet är särskilt utformat för att förändra sättet organisationer hanterar sina arbetsflöden, genom att göra dokumenthanteringen enklare och mer intuitiv. Här nedanför hittar du korta beskrivningar av de olika verktygen:

 

  1. Scan and Fax Manager: Dokument kan skannas från en valfri multifunktionsenhet (MFP) och sedan faxas, e-postas eller lagras. Produktiviteten ökar och risken för mänskliga fel minimeras genom automatiserade processer och minskat behovet av papperskopior.

 

  1. Secure Print Manager: Utskriftsjobb lagras på en server och kan endast hämtas av ägaren som skickat dem till utskrift (eller annan utsedd person). Utskrifterna hämtas från valfri nätverksenhet, inom kontoret eller på ett annat av företagets kontor, i eller utanför landet.

 

  1. Authentication and Accounting Manager: Ett integrerat identifieringssystem kan begränsa åtkomsten till funktioner på multifunktionsskrivare (MFP). Verktyget gör det möjligt för IT-administratörer att definiera användarbehörighet till olika utskriftsfunktioner, mappar och arbetsflöden. Det förbättrar säkerheten och minskar risken att dokument laddas upp till fel arbetsflöden. Företagets tidigare ID-kort och databasinfrastruktur kan också användas.

 

  1. Report Generator: Erbjuder bättre översikt över vad som skrivs ut, av vem, hur mycket som skrivs ut och på vilken enhet. Rapporterna ligger till grund för att identifiera effektiva processer och möjliga kostnadsbesparingar.

 

  1. Administration Manager: Ger total kontroll över alla multifunktionsenheter och skrivare från ett enda gränssnitt. IT-administratörer kan övervaka och granska enheter, konfigurera dem i grupper och installera uppgraderingar på ett snabbt och enkelt sätt. Centrala policyer kan anges och implementeras oberoende av enhetens placering.

[1] Kairos Future 2014

[2] Ricoh customer data

[3] Ricoh Document Governance Index (2009) utfört av Coleman Parkes Research


DELA