Sätt luppen på dokumenthanteringen



Publicerad:

Allt för många företag jobbar hårt för att minska sina overheadkostnader men förtränger behovet av att se över sin dokumenthantering. Trots att de flesta vet att det skulle öka effektiviteten. Ett smart sätt att komma igång är att satsa på en tjänst som Management Document Services (MDS) och få kontroll på de processer och arbetsflöden som organisationen använder för att producera och utbyta dokument.

Om bara några år förväntas vi ha tillgång till 30 gånger mer digital information än idag . En helt fantastisk utveckling, men också stressande. De flesta av oss letar varje dag efter digitala dokument som vi inte kan hitta eller letar efter borttappade pappersutskrifter. Tänk bara på hur ofta man får skriva ut samma dokument två, tre eller till och med fyra gånger. Naturligtvis går det att frigöra massor av arbetstid genom att göra något åt situation, kanske ända upp till en arbetsdag per vecka och medarbetare.

Management Document Service

För att kunna sätta dokumenthanteringen i ett helhetsperspektiv och effektivisera finns det nu smarta tjänster som Management Document Services (MDS). Syftet är att medarbetarna ska få tillgång till rätt information, vid rätt tidpunkt och i rätt form.

Optimalt arbetsflöde

Utgångspunkten i MDS är att först titta på vad verksamheten faktiskt vill ha ut av ett optimalt flöde. Nästa steg är att jämföra det med nuläget. Det vill säga granska informationens väg genom verksamheten och få koll på de processer och arbetsflöden som verksamheten använder för att producera och utbyta dokument – både elektroniska dokument och i pappersform. När det är klart är det betydligt enklare att se vad som krävs för att önskeläget och verkligheten ska mötas. Ibland behövs större förändringar, ibland räcker det med mindre justeringar. Fokus ligger dock alltid på ökad effektivitet, miljöhänsyn och nytta för användarna.

Stora kostnadsbesparingar

Det finns många exempel på hur olika verksamheter har kunnat sänka sina kostnader med upp till 30 procent, genom att hitta mer strukturerade arbetssätt och genomtänkta helhetslösningar för organisationens dokumenthantering. Undersökningar visar också att de totala utgifterna för dokumentstyrning är höga, de uppskattas till över 14 miljarder euro per år i Europa . Ju större organisationen är, desto större bli effekterna. Vid ett par hundra anställda och uppåt är vinsterna riktigt stora. Men för att lyckas fullt ut måste även medarbetarna vara beredda på att ändra invanda mönster. Oftast är det medarbetarna själva som sitter med nyckeln till förbättringar, men samtidigt kan de paradoxalt nog vara det största hindret för förändringar av dokumentprocesserna. Därför är det så viktigt att utgå från verksamhetens vardag och skapa delaktighet genom hela processen.


[1] The Digital Universe Decade – Are You Ready? maj 2010, IDC iView sponsrat av EMC.

[1] The Ricoh Document Governance Index (Ricohs dokumentstyrningsindex), framtaget av Coleman Parkes Research (oktober 2009)


DELA