Förenkla stora utskick och flöden med dokumentdesign



Publicerad:

Organisationer med stora kundgrupper måste vid varje utskick klara av att bearbeta och hantera ofantliga mängder information. Ofta under en begränsad tid eller tight deadline. Det kan handla om fakturering, pensionsbesked, kontrolluppgifter eller kritisk kommunikation. Mycket av det här arbetet kan effektiviseras med dokumentdesign, som säkerställer att stora filer med transaktionsdata behandlas och distribueras korrekt, oavsett kanal.

 

Banker, försäkringsbolag och olika myndigheter är typexempel på organisationer som kan dra nytta av smart dokumentdesign, för att säkerställa att de skickar ut rätt information, vid rätt tid och till rätt person. Alternativet är kostnadskrävande och omfattande projekt med ökade personal- och administrationskostnader som resultat. Det vill säga en lösning som inte är hållbar i längden.

 

Grunden i dokumentdesign är tydliga dokumentmallar som kan anpassas för det specifika utskicket. I dessa mallar kan vissa fält låsas och andra göras redigeringsbara. På så sätt kan organisationen vara säker på att viktig information inte försvinner, samtidigt som tillägg eller ändringar kan göras utan att exempelvis IT-avdelningen behöver involveras.

 

Det finns en rad olika programvaror för dokumentdesign som vi arbetar med.
Med dessa blir det enklare att personanpassa kommunikationen bland annat tack vare kontinuitet i dokumentutformningen och produktionsfunktioner. Ofta krävs extern support kring dokumentdesign, då organisationer sällan har tillräckligt med resurser och uppdaterad kompetens på hemmaplan för större projekt och mer avancerade lösningar. Fördelen med att köpa in tjänsten är naturligtvis att man då kan få hjälp av en konsult som är specialist på just den aktuella typen av projekt.

 

Ricoh är experter inom dokumentdesign och inte sällan är det dessutom Ricohs egna maskiner som levererar utskrifterna, vilket bidrar till ett värdefullt helhetstänk. Ricohs konsulter har dessutom kompetens inom en rad olika mjukvaror inom dokumentdesign. Det vill säga, oberoende programval kan Ricoh skräddarsy en lösning för den enskilda organisationen och processen, och ge den support som organisationen behöver för att effektivisera sina flöden.


DELA