Datarensning av skrivare – viktigare än du tror



Publicerad:

Under en skrivares livstid är det tusentals olika dokument, stora mängder data och information som processas. En dag är det dags att byta maskin. Utan en certifierad datarensning är risken stor att känslig information blir kvar i din multifunktionsskrivare eller skrivare även efter att den har lämnat din organisation. Ett misstag som kan leda till allvarliga konsekvenser för dig och ditt företag.

Mer än att trycka på ”delete”

Att genomföra en datarensning eller data cleansing som det också kallas, är mer än att trycka på ”delete”. När du tar bort en fil som du tidigare lagrat på multifunktionsskrivarens eller skrivarens hårddisk tas endast adressen till denna fil bort. Det vill säga filen är inte längre tillgänglig men informationen finns fortfarande kvar. Hårddisken brukar liknas vid en pärm med register; vid formatering tas registret bort men alla dokument finns kvar. När diskar formateras försvinner därför endast adresseringen. De lagrade filerna finns kvar på hårddisken och kan läsas med hjälp av vanliga programvaror som idag finns tillgängliga gratis på nätet.

Rensa bort lösen, adressbok och dokument från skrivaren

Det är inte heller bara i maskinens hårddisk informationen lagras. Det finns en mängd olika ställen i en multifunktionsskrivare eller skrivare, där obehöriga kan hämta känslig information. I trumman kan det finnas latenta bilder som har sparats från tidigare kopieringar. Faxkortet är fyllt av adresser och bilder. Lösa papper kan finnas kvar lite varstans, framförallt i skannern och maskinen, och NVRAM-minnet innehåller admin, lösen och inställningar. Även saker som man kanske inte tänker på, som dekaler och andra lösa föremål som har glömts kvar kan ge en obehörig person access till information om företaget och era kunder. Det är med andra ord viktigt att säkerställa att multifunktionsskrivaren eller skrivaren verkligen är ordentlig rensad, för ditt ansvar upphör inte när den är uttjänt hos er.

Ansvar för att datarensningen sker korrekt

Men, hur stor är risken att en multifunktionsskrivare eller skrivare ger någon annan tillgång till information från dig och ditt företag? Ja, tillräckligt stor för att ta frågan på allvar. Ansvaret för att datarensningen sker korrekt ligger hos dig och ditt företag. Oavsett om du är ett försäkringsbolag som hanterar känslig och personlig information, eller om du arbetar på ett byggföretag med planritningar så är du enligt lag skyldig att ta lämpliga åtgärder för att förhindra en eventuell läcka (The Data Protection Act, 1993).

 

Men det är inte bara på grund av lagkraven som du bör se till att datarensning av skrivare blir genomförd. Läckt data kan leda till att du förlorar det som ofta betyder mest för ett företag, nämligen dina kunders förtroende. För även om informationen läckt först efter att skrivaren lämnat din organisation kan du anses skyldig. Brittiska Information Commissioner’s Office (ICO) bötfällde en organisation på £325 000 när personuppgifter på begagnade hårddiskar, som rapporterades vara förstörda, såldes på eBay. Förlorad data som måste spåras och återställas kan också orsaka stora extrakostnader för en organisation.

 

2014 gjorde det amerikanska tv-programmet CBS News en exposé där man tydligt visade de risker som uppstår då organisationer av okunskap eller misstag inte gör datarensningar av maskiner. Bland annat så fann man känsliga dokument från en polismyndighet bara genom att öppna en skrivare. I samma program kunde man även finna ett stort antal dokument från försäkringsbolag. Det är helt enkelt viktigt att hålla koll på var din information hamnar. I fel händer kan den ge allvarliga konsekvenser för ditt företag och dina kunder.


Läs mer på Ricoh.se

Ricohs certifierade datarensning – hur går det till?

Att investera i en certifierad datarensning (data cleansing) är en billig försäkring för dig och ditt företag, oavsett om det gäller en multifunktionsskrivare eller skrivare. Den säkra raderingstjänsten innebär att du får en garanti för att maskinens hårddisk och övriga media rensas; all kvarvarande kunddata tas bort från enheterna så att den inte kan återskapas och upphittade pappersdokument mals sönder i dokumentförstörare. Om någon del i hårddisken skulle vara defekt skrotas den. Det här är en tjänst som är obligatorisk vid en så kallad RMA-order (return merchandise authorization). Personalen som hämtar maskinen ser till att tjänsten utförs korrekt och att ett certifikat skickas till kunden.


DELA